L’eliminazione della carta è una fase vitale nella trasformazione digitale. Le aziende traggono vantaggio dalla riduzione della dipendenza dalla carta e dall’utilizzo dei mezzi digitali per condividere informazioni, prendere appunti, creare fatture e molto altro ancora. Una tecnologia chiave che aiuta tutti nella digitalizzazione dei documenti è l'OCR o il riconoscimento ottico dei caratteri.
La tecnologia OCR consente di convertire i contenuti da immagini a testo, rendendo il processo di digitalizzazione più semplice e veloce. La combinazione di OCR e intelligenza artificiale sta ora automatizzando il lavoro senza carta e automatizzando il processo di digitalizzazione.
Cos'è la tecnologia OCR e come funziona?
Il riconoscimento ottico dei caratteri converte l'immagine del testo in un formato di testo leggibile e modificabile. Utilizzando un lettore OCR possiamo scansionare un documento, che può essere una ricevuta, una fattura, un rapporto, ecc., in formato immagine. Esistono limitazioni con la tecnologia OCR, ad esempio non può convertire il testo in un formato modificabile. Il contenuto dell'immagine verrà convertito in dati di testo normale.
Il processo di conversione OCR inizia con l'acquisizione dell'immagine, in cui lo scanner ottiene un'immagine e la converte in dati binari. Lo scanner classificherà le aree chiare come sfondo dell'immagine e le aree scure come testo.
Successivamente pulirà l'immagine e rimuoverà eventuali errori per migliorare la lettura. Le tecniche di pulizia utilizzate includono:
- Allineamento
- Smacchiare
- Rimozione scatole
- Riconoscimento della sceneggiatura
Quindi, con uno dei due algoritmi applicabili, Pattern Matchinge Corrispondenza funzionalità, l'immagine assumerà la sua penultima forma e il suo contenuto. La corrispondenza del modello include la corrispondenza di ogni carattere (chiamato glifo) con i glifi del negozio per rigenerare l'immagine nella sua versione digitale.
Ruolo dell'OCR nella digitalizzazione dei documenti
Nuove tecnologie e sistemi hanno continuato a emergere mentre procediamo con la trasformazione digitale. Sono necessarie diverse tecnologie per passare da un’epoca in cui tutto era stampato su carta a un’era in cui le operazioni senza carta diventeranno la normalità.
L'OCR è una delle tecnologie in grado di eliminare il noioso processo di immissione manuale e digitalizzazione dei dati. Ecco come gli OCR aiutano velocizzare il processo di digitalizzazione dei documenti:
- Un correttore ortografico integrato contrassegnerà tutti gli errori e i dubbi nell'immagine prima di convertirla in un formato leggibile. Programmi diversi hanno sistemi e database di controllo ortografico diversi; scegli quello che può facilitare una rapida correzione degli errori.
- Il programma OCR che scansiona il documento cartaceo eseguirà un'analisi completa.
- Può anche eseguire il controllo ortografico di ogni frase utilizzando le funzionalità di MS Word. Contemporaneamente aggiungerà termini scientifici nuovi e complessi al suo dizionario per una maggiore rilevanza.
Andando avanti, un programma OCR ha un sistema integrato per ottimizzare i dati e le informazioni multimediali. Può migliorare la qualità ottimizzando i media con maggiore chiarezza e visibilità.
Generalmente, in un programma OCR, le immagini con linee in bianco e nero sono in modalità artistica e vengono salvate in formato GIF e PNG. Tuttavia, le fotografie in bianco e nero vengono salvate in formato GIF o JPEG, mentre le fotografie a colori vengono salvate in formato JPEG. Le aziende devono configurare l'infrastruttura OCR per usufruire dei vantaggi di questa tecnologia.
Vantaggi dell'OCR per la digitalizzazione dei documenti
Il processo OCR consente alle aziende di digitalizzare tutta la documentazione relativa alle proprie operazioni e servizi. Con i documenti digitalizzati, le aziende possono beneficiare di maggiore sicurezza, accessibilità e precisione.
Risparmia spazio
1 MB di unità può memorizzare 500 pagine di testo stampato. Laddove le aziende hanno montagne di carta, immagina lo spazio che possono risparmiare digitalizzando con l'OCR.
Sicurezza superiore
Chiunque può accedere ai documenti cartacei, ma i documenti digitalizzati possono essere protetti con una password. Inoltre, possiamo controllare i file di registro per sapere chi ha avuto accesso a un determinato documento.
Facilità di accesso
I documenti digitalizzati sono accessibili a chiunque da qualsiasi parte del mondo. Chi ha accesso può anche cercare i documenti necessari, poiché i documenti digitalizzati sono archiviati su un server centrale.
Risparmi
Il costo di archiviazione, gestione e conservazione dei documenti fisici è superiore a quello della loro digitalizzazione. Le versioni digitalizzate dei documenti non svaniranno né marciranno. Tuttavia, i documenti digitali possono essere hackerati o soggetti a furti informatici, ma per questo disponiamo di adeguate misure di sicurezza.
Fusione di OCR, Deep Learning e AI nella digitalizzazione dei documenti
Se integrato con sistemi di deep learning, il processo OCR acquisirà ulteriore slancio. I meccanismi di deep learning possono aiutare a estrarre dati strutturati e non strutturati dalle immagini con maggiore efficienza e precisione.
Inoltre, può automatizzare il processo di digitalizzazione, riducendo il potenziale errore derivante dalla digitalizzazione di ciascun documento da parte degli esseri umani. Esistono strumenti e servizi di apprendimento automatico che possiamo utilizzare per automatizzare l'estrazione del testo ad alta velocità e con layout multipli.
All'interno di questi programmi OCR sono ora presenti strumenti di riconoscimento delle immagini, che accelerano il processo di identificazione e annotazione delle immagini.
Tutto questo lavoro viene completato attraverso un'unica soluzione, integrata nella soluzione OCR o come funzionalità integrata.
Conclusione
Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) sta facendo nuovi passi avanti nel settore, facilitando una facile transizione dalla documentazione fisica a quella digitale. Con un'ampia varietà di strumenti disponibili, scegli quelli che hanno tutte le caratteristiche e le funzioni di cui hai bisogno per una facile digitalizzazione dei documenti.
Con OCR di Shaip, abilitato con i servizi di Machine Learning, riceverai dati di alta qualità da strumenti e servizi intelligenti. Convertiamo i dati di testo in un formato leggibile dalla macchina ed estraiamo tutte le informazioni necessarie per un processo di trasformazione digitale fluido.
